Pengertian surat menurut KBBI adalah kertas dan sebagainya yang bertulis. Sementara definisi surat secara umum diartikan sebagai sebuah kertas yang berisikan informasi atau berita dari pengirim surat yang ditujukan kepada pembaca yang dituju.
Surat digunakan untuk berkirim pesan dengan tujuan memberi informasi atau berita dari pengirim surat kepada pembaca surat yang dituju. Fungsi surat juga untuk menyampaikan pesan atau maksud tertentu dari pengirim pada yang dituju.
Ada banyak jenis-jenis surat dari mulai surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat niaga, surat pemberitahuan atau bahkan surat kaleng. Surat menjadi media komunikasi formal yang biasa dilakukan oleh sebuah lembaga, instansi, organisasi dan perusahaan. Adapun surat elektronik disebut sebagai email atau electronic mail.
Pada surat resmi, terdapat kaidah dan format yang harus dipenuhi, termasuk juga adanya bagian-bagian surat yang harus ada, misalnya seperti kop surat atau nomor surat. Apa sajakah bagian-bagian surat pada surat resmi dan seperti apa contohnya?
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau yang juga dikenal sebagai kop surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting sebagai media promosi dari lembaga atau organisasi pengirimnya. Bagian kepala surat biasanya terdiri dari hal-hal berikut
Nama lembaga
Logo/lambang lembaga
Alamat lembaga
Nomor telepon lembaga
Kode pos dan fax lembaga (jika ada)
Alamat email dan website lembaga (jika ada)
2. Tempat dan Tanggal Surat
Bagian surat berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Pencatuman tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim. Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali jika sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meski kadang juga dicantumkan kembali. Sementara tanggal surat ditulis sesuai waktu surat dikirim. Cara penulisan tempat dan tanggal surat di Indonesia dimulai dari kabupaten/kota diikuti oleh tanggal, lalu bulan dan tahun.
3. Nomor Surat
Dalam surat resmi selalu ada nomor surat yang dicantumkan. Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar. Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga. Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya. Nomor surat bisa diletakkan di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal serta bisa juga diletakkan di bawah judul untuk surat yang berjudul.
4. Lampiran yang Disertakan
Pada beberapa surat juga terdapat lampiran yang disertakan. Bagian lampiran merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan. Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka. Sedangkan jika tidak ada lampiran bisa ditulis tanda penghubung atau tanda minus.
5. Hal/Perihal
Bagian-bagian surat resmi berikutnya adalah bagian hal atau perihal. Fungsi bagian hal dalam surat adalah memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul. Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yaitu alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat. Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’
7. Salam Pembuka
Bagian surat berikutnya adalah bagian salam pembuka. Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi surat
Bagian ini merupakan bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.
9. Salam Penutup
Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10. Nama pengirim dan tanda tangan
Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tandatangannya. Nama yang tercantum adalah nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggungjawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga dibubuhi tandatangan dari pengirim.
11. Tembusan
Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat memiliki tembusan.
sumber : https://www.zonareferensi.com/bagian-bagian-surat/
Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word
Surat menyurat resmi sudah pasti akan menggunakan Kop atau kepala Surat. Kop surat biasanya berisi logo, nama perusahaan, instansi atau lembaga, alamat, nomor telepon, dan kadang juga alamat email atau website resmi perusahaan dan bahkan ada yang memasukkan semboyan dalam Kop Surat resminya.
Untuk membuat kop surat perusahaan atau instansi, anda dapat mengikuti cara pembuatan berikut.
1. Pastikan Mode View dalam bentuk Print Layout. Bila belum, anda dapat membuat mode view menjadi print layout dengan cara : pilih menu tab View, pilih tombol print layout.
2. Setelah dokumen dalam keadaan view Print layout, lakukan Double click (klik ganda) pada area header yang terdapat pada bagian atas dari dokumen yang sedang tampil sehingga anda sekarang berada dalam pengeditan Header Document.
3. Bila belum ada, berikan tanda check pada opsi Different First Page. Hal ini untuk membuat Kop surat hanya akan ada di halaman pertama, sedangkan halaman kedua dan seterusnya tidak menggunakan kop surat.
4. Geser Margin kiri anda rada ke tengah. Perkirakan lebarnya kira-kira cukup untuk logo yang akan anda tambahkan belakangan gambar pembuatan kop surat, tahap persiapan
5. Ketikan nama lembaga, instansi, atau perusahaan anda pada header tersebut. Tambahkan pula baris kosong pada baris terakhir.
6. Tambahkan pula gambar logo instansi anda. Jangan lupa untuk membuat format layout dari gambar logo tersebut menjadi “In Front of text”.
7. Atur posisi logo dan teks instansi.
8. Pilih dan blok baris kosong yang ada pada baris terakhir untuk dibuat garis pembatas kop surat.
9. Untuk membuat garis pembatas kop surat, pilih tab menu Home, lalu pilih tombol toolbar border.
10. Dari pilihan popup menu untuk membuat border yang ada, pilih item “Border and shading..”
11. Pada Dialog Border and Shading tersebut pada Setting pilih Custom, kemudian pilih bentuk garis tebal dan tipis, lalu tambahkan pada bagian atas paragraf. 12. Bila pilihan sudah benar, klik tombol OK.
13. Kop surat anda hampir siap. Jika border belum rata kiri, anda tinggal menarik margin kiri pada baris terakhir ke arah kiri.
14. Setelah Margin Kiri sudah digeser ke arah kiri, Kop surat sudah siap digunakan. Klik dua kali pada area dokumen untuk menutup Header View, atau anda dapat langsung klik tab menu Header and footer tools, lalu Design lalu pilih Close Header and Footer.
15. Dokumen anda sudah memiliki Kop surat sudah siap anda gunakan. Jangan khawatir dengan tampilan abu-abu, hal tersebut menunjukkan bahwa Kop surat kita berada di area header.
sumber : www.cara.aimyaya.com/2012/02/cara-membuat-kop-surat-di-microsoft.html?m=1
Untuk contoh kop surat, dapat dilihat pada link berikut :
https://drive.google.com/file/d/1ZoKtBBXQWZoWvKmX0COPKTZV5G6Iir5P/view?usp=drivesdk
